Sobald Sie Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten verkaufen, kommt neben der Umsatzsteuer-Voranmeldung eine zweite Meldung auf Sie zu: die zusammenfassende Meldung. Sie geht nicht an Ihr Finanzamt, sondern an das Bundeszentralamt für Steuern, und sie entscheidet mit darüber, ob Ihre innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei bleibt.
Das Wichtigste in Kürze
- Die zusammenfassende Meldung (ZM) nach § 18a UStG ist eine eigene Meldung an das BZSt, mit der Sie Ihre innergemeinschaftlichen Lieferungen und sonstigen Leistungen erklären.
- Abgabe elektronisch bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums, also monatlich oder vierteljährlich.
- Eine Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung verlängert die ZM-Frist nicht.
- Fehler müssen Sie berichtigen, sonst riskieren Sie Verspätungsgeld, ein Bußgeld und im schlimmsten Fall die Steuerfreiheit Ihrer Lieferung.
Zusammenfassende Meldung (ZM): Was ist sie und wer ist betroffen?
Im EU-Binnenmarkt werden Warenlieferungen zwischen Unternehmen im Ursprungsland steuerfrei gestellt und beim Empfänger im Bestimmungsland versteuert. Damit die Finanzverwaltungen diese Kette nachvollziehen können, brauchen sie Daten von beiden Seiten. Genau das leistet die zusammenfassende Meldung: Sie erklären darin, an welche ausländischen Geschäftspartner Sie welche Umsätze erbracht haben, jeweils mit deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Die Angaben laufen über das Bundeszentralamt für Steuern in ein europäisches Austauschsystem und werden mit den Erwerbsmeldungen Ihrer Kunden abgeglichen. Weicht etwas ab, fällt das auf. Rechtsgrundlage ist § 18a UStG, ergänzt um Verwaltungsanweisungen des BMF.
Betroffen sind Unternehmer im Sinne des § 2 UStG, die grenzüberschreitend innerhalb der EU im B2B-Bereich tätig sind. Verkaufen Sie ausschließlich an Privatkunden oder ausschließlich innerhalb Deutschlands, entsteht keine ZM-Pflicht.
Wer muss eine zusammenfassende Meldung abgeben?
Meldepflichtig sind Sie, wenn Sie mindestens einen der folgenden Sachverhalte verwirklichen:
- steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferungen an Abnehmer mit gültiger USt-IdNr. in einem anderen Mitgliedstaat,
- sonstige Leistungen, die im übrigen Gemeinschaftsgebiet steuerbar sind und für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet,
- Lieferungen im Rahmen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts als mittlerer Unternehmer.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind ein Sonderfall. Sie führen zwar keine Umsatzsteuer ab, benötigen für grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen aber trotzdem eine USt-IdNr. und geben in diesen Fällen eine ZM ab. Beziehen Sie umgekehrt nur Leistungen aus dem EU-Ausland, betrifft Sie das nicht.
Nordirland wird umsatzsteuerlich beim Warenverkehr weiterhin wie Gemeinschaftsgebiet behandelt. Warenlieferungen an nordirische Unternehmen mit dem Länderkennzeichen XI gehören daher in die ZM, Dienstleistungen dagegen nicht.
Welche Umsätze sind ZM‑pflichtig und welche nicht?
Meldepflichtig sind steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, Verbringungen eigener Ware in ein anderes EU-Lager, Lieferungen aus einem Konsignationslager nach § 6b UStG sowie Dreiecksgeschäfte. Bei Dienstleistungen greift die Pflicht dann, wenn sich der Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG beim Empfänger befindet und dieser die Steuer im Reverse-Charge-Verfahren schuldet.
Nicht in die ZM gehören Inlandsumsätze, Ausfuhren in Drittländer wie die Schweiz oder die USA, Lieferungen an Privatpersonen, im Ausland steuerfreie oder nicht steuerbare Leistungen sowie Umsätze, die Sie über das One-Stop-Shop-Verfahren melden.
Welche Umsätze gehören in die ZM?
Die Abgrenzung entscheidet in der Praxis über Nachfragen des Finanzamts. Die folgende Übersicht zeigt, welche Geschäfte Sie melden und welche außen vor bleiben.
Meldepflicht und Ausnahme gegenübergestellt
- Meldepflichtig: steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferungen an Unternehmen mit gültiger USt-IdNr.
- Meldepflichtig: das Verbringen eigener Waren in ein Lager in einem anderen Mitgliedstaat und Lieferungen aus einem Konsignationslager.
- Meldepflichtig: Dreiecksgeschäfte in der Rolle des mittleren Unternehmers, gesondert zu kennzeichnen.
- Meldepflichtig: sonstige Leistungen, für die der Empfänger im EU-Ausland die Steuer schuldet.
- Nicht meldepflichtig: Ausfuhren in Drittländer, Verkäufe an Privatkunden, OSS-Umsätze und rein inländische Geschäfte.
Welche Fristen und Meldezeiträume gelten für die ZM?
Der Regelfall ist der Kalendermonat: Sie übermitteln die ZM bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums. Liegen Ihre innergemeinschaftlichen Warenlieferungen weder im laufenden noch in den vier vorangegangenen Quartalen über 50.000 €, dürfen Sie vierteljährlich melden. Meldungen für sonstige Leistungen können Sie in diesem Fall ebenfalls quartalsweise abgeben.
Situation | Meldezeitraum | Abgabe bis |
Innergemeinschaftliche Lieferungen über 50.000 € im Quartal | Kalendermonat | 25. Tag des Folgemonats |
Lieferungen bis 50.000 € im Quartal | Kalendervierteljahr | 25. Tag nach Quartalsende |
Nur sonstige Leistungen | Kalendervierteljahr möglich | 25. Tag nach Quartalsende |
Keine meldepflichtigen Umsätze | keine Meldung nötig | Fristablauf ohne Abgabe |
Wichtig: Die Dauerfristverlängerung wirkt ausschließlich für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Für die ZM bleibt es beim 25. Tag. Monate ohne meldepflichtige Umsätze verlangen keine Nullmeldung. Wechseln Sie unterjährig über die Schwelle, müssen Sie im laufenden Quartal auf monatliche Abgabe umstellen.
Wie geben Sie die zusammenfassende Meldung ab?
Die digitale Abgabe der zusammenfassenden Meldung erfolgt über eine benutzerfreundliche Online-Anwendung.
Die Übermittlung erfolgt elektronisch. Zwei Wege stehen offen: das BZSt-Online-Portal mit vorheriger Registrierung und Zertifikat oder das ELSTER-Formular mit Ihrem bestehenden ELSTER-Zertifikat. Für große Datenmengen bietet das BZSt eine Massendatenschnittstelle, über die Sie Meldungen aus der Buchhaltungssoftware als Datei hochladen.
Eine Abgabe auf Papier ist nur in Ausnahmefällen möglich, etwa bei nachgewiesener wirtschaftlicher oder persönlicher Unzumutbarkeit der elektronischen Übermittlung, und muss beim BZSt beantragt werden.
Übernimmt Ihre Steuerkanzlei die Buchhaltung, wird die ZM meist direkt aus den Buchungsdaten erzeugt und mit übermittelt. Das setzt voraus, dass Erlöskonten und USt-IdNrn. in der Fibu sauber geführt sind. Wie das im Onlinehandel mit mehreren Kanälen funktioniert, zeigt der Überblick zur E-Commerce-Buchhaltung.
Welche Angaben braucht die ZM konkret?
Der Umfang ist überschaubar, die Genauigkeit zählt. Pro Meldezeitraum erfassen Sie je Geschäftspartner eine Zeile:
- Ihre eigene USt-IdNr. als Meldepflichtiger,
- Länderkennzeichen und USt-IdNr. jedes Abnehmers, zum Beispiel FR, IT oder XI,
- die Summe der Bemessungsgrundlagen je Abnehmer in Euro, ohne Cent, ohne Umsatzsteuer,
- die Kennzeichnung, ob es sich um sonstige Leistungen oder um ein Dreiecksgeschäft handelt.
Rechnungsnummern, Warenbezeichnungen oder Mengen gehören nicht hinein. Prüfen Sie jede USt-IdNr. vor der ersten Lieferung über die qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt und dokumentieren Sie das Ergebnis mit Datum. Eine ungültige Nummer des Abnehmers kann die Steuerfreiheit Ihrer Lieferung kippen.
ZM in sechs Schritten
Von der Sichtung der Umsätze bis zur Korrektur folgt die Meldung immer demselben Ablauf.
Der Ablauf im Detail
- Umsätze filtern: innergemeinschaftliche Lieferungen, Dreiecksgeschäfte und Reverse-Charge-Leistungen aus der Buchhaltung ziehen.
- Nummern prüfen: USt-IdNrn. der Abnehmer qualifiziert bestätigen und Nachweis ablegen.
- Meldezeitraum festlegen: monatlich oder quartalsweise nach der Schwelle von 50.000 €.
- Werte summieren: je Abnehmer und Umsatzart eine Zeile, Beträge in Euro.
- Übermitteln: bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums elektronisch.
- Nachhalten: Protokoll speichern, Abweichungen zur Voranmeldung klären, Fehler berichtigen.
Wie korrigieren Sie Fehler in einer zusammenfassenden Meldung?
Erkennen Sie, dass eine Meldung unrichtig oder unvollständig war, müssen Sie sie innerhalb eines Monats berichtigen. Die Korrektur erfolgt gesondert für den Meldezeitraum, in dem der Fehler steckt, nicht in der nächsten laufenden Meldung. Im BZSt-Portal wählen Sie dazu den betroffenen Zeitraum und übermitteln die geänderte Zeile, in ELSTER läuft es über eine korrigierte Meldung mit demselben Zeitraum.
Typische Fehlerquellen sind vertauschte Ziffern in der USt-IdNr., ein falsches Länderkennzeichen, eine fehlende Kennzeichnung des Dreiecksgeschäfts, Bruttobeträge statt Nettobeträge und Umsätze, die im falschen Meldezeitraum landen. Auch eine Gutschrift oder Retoure will nachgemeldet werden, weil sich die Bemessungsgrundlage mindert.
Welche Folgen hat eine verspätete oder falsche ZM?
Bei verspäteter, unvollständiger oder ausbleibender Abgabe kann das BZSt ein Verspätungsgeld festsetzen. Wer die Meldung nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht abgibt, begeht außerdem eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG, die mit einem Bußgeld belegt werden kann.
Schwerer wiegt der materielle Effekt: Seit 2020 ist die zutreffende ZM Voraussetzung für die Steuerbefreiung der innergemeinschaftlichen Lieferung. Das BMF hat diese Linie mit Schreiben vom 20. Mai 2022 entschärft. Wird eine zunächst fehlerhafte Meldung ordnungsgemäß berichtigt, bleibt die Steuerfreiheit erhalten. Fehlt die ZM für den Meldezeitraum dagegen vollständig, ist die Befreiung gefährdet. Dazu kommen Kontrollmitteilungen und Nachfragen, wenn Ihre Angaben nicht zu den Erwerbsmeldungen Ihrer Kunden passen.
Wie unterscheidet sich die ZM von Umsatzsteuer-Voranmeldung, Intrastat und OSS?
Vier Meldungen, vier Zwecke. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung geht an Ihr Finanzamt und errechnet die Zahllast, während die ZM beim BZSt Ihre EU-Geschäftspartner offenlegt. Intrastat ist reine Handelsstatistik für das Statistische Bundesamt und knüpft an Warenbewegungen samt Mengen und Warennummern an. Das One-Stop-Shop-Verfahren betrifft Verkäufe an Privatkunden in der EU.
Meldung | Empfänger | Inhalt | Bereich |
Zusammenfassende Meldung | BZSt | USt-IdNrn. und Bemessungsgrundlagen | B2B in der EU |
Umsatzsteuer-Voranmeldung | Finanzamt | Umsätze, Vorsteuer, Zahllast | alle Umsätze |
Intrastat | Statistisches Bundesamt | Warenmengen und -werte | Warenverkehr EU |
One-Stop-Shop | BZSt | Fernverkäufe und digitale Leistungen | B2C in der EU |
Das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG verbindet ZM und Voranmeldung: Erbringen Sie eine Dienstleistung an ein EU-Unternehmen, schuldet dieses die Steuer, Sie melden den Umsatz in der Voranmeldung und in der ZM als sonstige Leistung. Beziehen Sie umgekehrt eine solche Leistung, erklären Sie sie nur in der Voranmeldung. Welche Meldepflichten im Onlinehandel zusammenkommen, ordnen wir unter E-Commerce-Steuern ein.
Experten-Tipp von Alexander Pyzalski: Praxis-Checkliste gegen Stolperfallen
„Die meisten ZM-Probleme entstehen nicht bei der Meldung, sondern drei Monate vorher in der Buchhaltung“, sagt Alexander Pyzalski. „Stimmen Sie deshalb monatlich die Summe Ihrer innergemeinschaftlichen Lieferungen aus der Voranmeldung mit der ZM ab. Weichen die Werte ab, finden Sie die Ursache noch selbst, bevor eine Kontrollmitteilung kommt.“
Seine Kurz-Checkliste:
- USt-IdNr. jedes neuen EU-Kunden qualifiziert bestätigen und den Nachweis im Kundenstammblatt ablegen.
- Erlöskonten für Lieferungen, Dienstleistungen und Dreiecksgeschäfte getrennt führen.
- Termin für den 25. wiederkehrend im Kalender setzen, unabhängig von der Voranmeldungsfrist.
- Übermittlungsprotokolle des BZSt revisionssicher archivieren.
- Gutschriften, Retouren und Nachbelastungen sofort dem richtigen Meldezeitraum zuordnen.
Unterstützung durch Datax in Troisdorf: Ihr nächster Schritt
Sie liefern in die EU, verkaufen über Marktplätze oder erbringen Dienstleistungen an ausländische Firmenkunden? Wir übernehmen für Sie die laufende Umsatzsteuer, die Abgabe der zusammenfassenden Meldung und die Abstimmung mit Ihrer Buchhaltung. Unsere Kanzlei in Troisdorf arbeitet seit über 30 Jahren am Markt, digital aufgestellt, mit 25 Köpfen vor Ort und Beratung auf Deutsch, Englisch, Russisch und Polnisch.
Besonders gefragt sind unsere Erfahrung im internationalen Steuerrecht und im Onlinehandel, vom One-Stop-Shop-Verfahren über Amazon FBA bis zur E‑Rechnung. Auch die Beratung von Unternehmen zu Prozessen und Meldepflichten gehört dazu. Ihre Erstberatung ist kostenlos, den Kostenvoranschlag erhalten Sie gleich dazu. Rufen Sie uns an unter +49 (0) 2241 98 200.
Häufige Fragen zur E-Rechnung Pflicht
Sobald Sie in einem Monat oder Quartal steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, Dreiecksgeschäfte oder im EU-Ausland steuerpflichtige sonstige Leistungen erbracht haben. Ohne solche Umsätze entfällt die Abgabe.
Gemeldet werden je Abnehmer die Bemessungsgrundlagen der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen, der Lieferungen aus Konsignationslagern, der Dreiecksgeschäfte und der Reverse-Charge-Dienstleistungen, jeweils mit Länderkennzeichen und USt-IdNr.
Grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU, bei denen die Besteuerung in das Bestimmungsland verlagert wird. Ausfuhren in Drittländer, Inlandsumsätze und Verkäufe an Privatkunden zählen nicht dazu.
Umgangssprachlich gemeint sind Dienstleistungen im Reverse-Charge-Verfahren, bei denen der Empfänger die Steuer schuldet, wie es § 13b UStG für den umgekehrten Fall in Deutschland regelt. Diese Leistungen melden Sie in der ZM bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums, in der Regel quartalsweise.
Jeder Unternehmer, der sonstige Leistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat erbringt, deren Leistungsort dort liegt und für die der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet. Der Umsatz wird zusätzlich in der Umsatzsteuer-Voranmeldung erklärt.
Ja, wenn er mit eigener USt-IdNr. Dienstleistungen an EU-Unternehmen erbringt oder ein Dreiecksgeschäft ausführt. Für rein inländische Umsätze und für den Bezug ausländischer Leistungen besteht keine ZM-Pflicht.
Quellen
- § 18a UStG, Zusammenfassende Meldung (gesetze-im-internet.de)
- BZSt: Zusammenfassende Meldung
- BZSt: Zusammenfassende Meldung, Fragen und Antworten
- BZSt-Online-Portal: Abgabe und Berichtigung der Meldung nach § 18a UStG
- BZSt: Downloadbereich, Formulare und Merkblätter zur ZM
- Umsatzsteuer-Handbuch des BMF zu § 18a UStG
- BMF-Schreiben vom 20. Mai 2022 zur verspäteten Abgabe der ZM (Zusammenfassung)
