Paypal & Onlinezahldienste buchen im E-Commerce

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Um Zahlungen im E-Commerce möglichst einfach und sicher abzuwickeln, haben sich diverse Zahlungsanbieter etabliert, die inzwischen weitaus wichtiger für den Onlinehandel sind als Kreditkarte oder Überweisung. Besonders beliebt ist hier Paypal, da es eine schnelle und einfache Zahlungsabwicklung anbietet und überdies für Käufer kostenlos ist. Inzwischen wird auch die Abwicklung über Klarna immer bedeutender und mit Google Pay, Apple Pay und vielen anderen Dienstleistern gibt es eine große Auswahl an weiteren Möglichkeiten für digitale Zahlungen. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Paypal funktioniert, wie die Zahlungen in der Buchhaltung erfasst werden sollten und wie hoch die Gebühren für Verkäufer sind.

Das Wichtigste vorab kurz zusammengefasst

Was ist Paypal – Erläuterung

Paypal ist der wohl bekannteste Anbieter im Bereich Onlinezahldienste. Er wird sowohl im Onlinehandel als auch für Transaktionen zwischen Privatpersonen genutzt. Die Zahlung erfolgt relativ unkompliziert mit E-Mail-Adresse und Passwort. Paypal ist für private Nutzer und Käufer kostenlos, gewerbliche Verkäufer zahlen für jede Transaktion Gebühren.

Welche Alternativen gibt es zu Paypal als Onlinezahlungsdienst?

Neben Paypal gewinnen vor allem Klarna und Amazon Pay weiter an Bedeutung im Onlinehandel. Daneben werden Sofort-Überweisungen, Kreditkartenzahlungen sowie die Zahlungsdienste Giropay, Google Pay und Apple Pay häufig genutzt. Andere Dienste sind derzeit weniger relevant. Wer als Onlinehändler erfolgreich sein möchte, sollte unbedingt die wichtigsten Onlinezahldienste anbieten, dazu gehört zwingend Paypal.

Paypal ist weiterhin der beliebteste Onlinezahldienst, Klarna holt inzwischen immer mehr auf.

Welche Rolle spielt Ayden als Onlinezahldienst?

Ebay kooperiert inzwischen mit Ayden, was für viel Aufmerksamkeit für diesen Zahlungsdienst in der Presse sorgte. Beim Unternehmen Ayden, mit Sitz in Amsterdam und globalem Betätigungsfeld, handelt es sich um eine Finanztechnologie-Plattform, über die Zahlungen sicher, komfortabel und einheitlich abgewickelt werden können. Es handelt sich um eine reine Plattform, über die verschiedene Zahlungsarten (Lastschriften, Banküberweisungen, Kreditkartenzahlungen usw.) abgewickelt werden. Durch die Zusammenarbeit mit Ebay kann man davon ausgehen, dass Ayden an Relevanz im E-Commerce gewinnen wird. Falls Sie als Onlinehändler bei Ebay aktiv sind, sollten Sie Ayden als Zahlungsdienstleister unbedingt in Betracht ziehen.

Welche Vorteile hat Paypal?

Paypal bietet, besonders im Onlinehandel, enorme Vorteile. Die Wichtigsten führen wir hier auf:

  • Das Geld wird sofort überwiesen, die Ware kann somit sofort versendet werden. 
  • Die Anzahl der aktiven Accounts des Online-Bezahldienstes PayPal belief sich im dritten Quartal 2023 auf 428 Millionen.

    Die Zahlungsdaten sind nur bei Paypal hinterlegt und müssen vom Kunden nicht bei jedem Händler einzeln eingegeben werden.

  • Die Zahlung per Paypal gilt als sicher.
  • Es erfolgt innerhalb des Zahlungsvorgangs eine Verbindung zu Paypal, der Händler erhält nur die Zahlung und nicht die Kontodaten.
  • Bei geschäftlichen Transaktionen ist ein Käuferschutz inkludiert, falls es Probleme mit der Lieferung gibt, kann das Geld zurückgefordert werden.
  • Es sind keine einzelnen Überweisungen notwendig. 
  • Für Käufer und für Geldtransfers zwischen Privatpersonen innerhalb der EU ist Paypal kostenlos.
  • Die Gebühren werden vom Verkäufer übernommen.
  • Paypal bietet Schnittstellen zu vielen gängigen Buchhaltungsprogrammen, dies erleichtert die buchhalterische Bearbeitung der Zahlungen.

Wie funktioniert Paypal?

Um Paypal zu nutzen, muss lediglich eine E-Mail-Adresse angegeben, ein Passwort festgelegt und ein Bankkonto oder eine Kreditkarte verknüpft werden. Zahlungen werden dann von den angegebenen Konten bzw. Kreditkarten abgebucht, Gutschriften verbleiben zunächst im sogenannten Wallet auf dem Paypal Account, können jedoch auf Wunsch auf das Bankkonto zurück überwiesen werden. Weiterhin bietet Paypal spätere Zahlung an.

Was kostet Paypal?

Paypal ist in den meisten Fällen für Privatpersonen und Käufer komplett kostenlos, gewerbliche Verkäufer bezahlen jedoch stets Gebühren. Hier mehr Details dazu:

Grade durch die kostenlosen Funktionen sind PayPals Nutzerzahlen schnell gewachsen.

Kosten Paypal für Privatpersonen

Für Privatpersonen als Käufer im Onlinehandel ist Paypal kostenlos, auch dann, wenn Käuferschutz angeboten wird. Ebenfalls kostenlos können Privatpersonen innerhalb der EU kleine und mittlere Beträge kostenlos an Freunde, Bekannte und Verwandte überweisen, falls diese über ein Paypal Konto verfügen und falls keine Währungsumrechnung erfolgen muss. Paypal wird daher gerne genutzt, um zum Beispiel Sammlungen für gemeinsame Geburtstagsgeschenke zu organisieren oder kleinere Rückzahlungen von Auslagen vorzunehmen. Persönliche Überweisungen ins Ausland außerhalb der EU würden 5 % der Transaktionssumme (mindestens 0,99 Euro und maximal 3,99 Euro) für den Absender kosten. Eine Übersicht, welche Kosten für Privatpersonen in Einzelfällen anfallen könnten, finden Sie hier. 

Standardüberweisungen von Gutschriften auf das eigene Bankkonto sind kostenlos, für Sofortüberweisungen fallen dagegen Gebühren an.

Kosten Paypal für Verkäufer im E-Commerce

Verkäufer im E-Commerce und gewerbliche Nutzer müssen stets Gebühren für Transaktionen zahlen, die sich nach Höhe und Art der Transaktionen richten. Daneben spielt das jeweilige Land des Absenders eine Rolle.

Liste Gebühren für Paypal Transaktionen

Seit 2022 gelten bei Paypal neue Gebührensätze, die sich aus einem prozentualen Anteil und einer Festgebühr pro Transaktion zusammensetzen. Für die gängige Variante “Geld für Waren & Dienstleistungen senden / empfangen” werden 2,49 % vom Umsatz und eine Festgebühr von 0,39 Euro pro Transaktion fällig, für die meisten anderen Transaktionen 2,99 % und ebenfalls 0,39 Euro pro Aktion.

Pro Transaktion fallen bei Paypal in der Regel 39 Cent Gebühren an, dazu kommen prozentuale Gebühren je nach Art der Transaktion und je nach Land des Absenders.

Was sind QR-Code-Transaktionen bei Paypal?

Die Zahlungsmethode Paypal-QR-Code eignet sich in erster Linie für direkten, persönlichen Einkauf, zum Beispiel in Cafés, Restaurants usw. Der Händler zeigt dem Kunden seinen QR-Code, dieser scannt ihn mit der Paypal-App. Das Erstellen des QR-Codes ist dabei kostenlos, für geschäftliche Transaktionen fällt eine Gebühr in Höhe von 0,90 % an.

Paypal buchen – Wie geht das? Alle wichtigen Infos

Paypal muss, wie alle Zahlungsdienste, buchhalterisch korrekt erfasst werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier:

Paypal als Bankkonto einrichten

Für Paypal muss in der Buchhaltung ein Bankkonto eingerichtet werden, wie für klassische Konten bei einer Hausbank. Aus buchhalterischer Sicht wird ein Paypal Konto wie ein Bankkonto behandelt.

Bei PayPal kommt man in wenigen Schritten an seine Kontoauszüge.

Kontoauszüge Paypal herunterladen

Kontoauszüge werden von Paypal nicht automatisch und nicht in Papierform verschickt. Die Auszüge können im Bereich “Aktivitäten” unter “Abrechnungen” heruntergeladen werden. In den monatlichen Kontoauszügen sind dann alle Transaktionen enthalten. Auf Wunsch können Sie auch benutzerdefinierte Berichte erstellen oder Aufstellungen für beliebige Zeiträume innerhalb der letzten drei Jahren anfordern. Für Kontoauszüge von Paypal gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, speichern Sie die Dokumente sicherheitshalber zusätzlich digital.

Eingangs- & Ausgangszahlung von Paypal buchen

Legen Sie in Ihrer Buchhaltung zunächst entsprechende Buchungskonten an, falls Sie Ihren Kunden Zahlungen per Paypal als Option anbieten. 

Welche Konten werden in der Buchhaltung für Paypal Zahlungen benötigt?

In der Regel nutzen Sie die Kontenrahmen SKR03 mit Kontobezeichnungen ab 1200 und  SKR04 mit Kontobezeichnungen ab 1800 für Paypal.

Falls Sie für das klassische Hausbankkonto bereits die 1200 (SKR03) oder 1800 (SKR04) nutzen, können Sie die Transaktionen auf die Sachkonten 1210 oder 1810 buchen.

 
Buchungen mit Paypal bei Zahlungseingang

Bei einem Zahlungseingang erfolgt die Buchung analog zur entsprechenden Buchung bei einem klassischen Hausbankkonto:

Debitor:

SKR03: 1210 (Paypal Konto) / 8400 (Erlöse 19 % Umsatzsteuer)

SKR04: 1810 (Paypal Konto) / 4400 (Erlöse 19 % Umsatzsteuer)

Buchungen mit Paypal Konten bei Zahlungsausgang

Sie können Ihre Paypal-Konten auch für Zahlungen an Dienstleister oder Lieferanten nutzen und nicht nur als Empfängerkonto.

Bei Zahlungsausgängen via Paypal nehmen Sie folgende Buchungsschritte vor:

SKR03

Soll:

3400 Wareneingang 19 % Vorsteuer (Netto) 

1576 Vorsteuer 19 % (nur der Steueranteil) 

Haben:

1210 Paypal Konto (Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer)

SKR04

Soll:

5400 Wareneingang 19 % Vorsteuer (Netto)

1406 Vorsteuer 19 % (nur der Steueranteil)

Haben:

1810 Paypal Konto (Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer)

Wie werden die Paypal Gebühren richtig gebucht?

Paypal verrechnet die anfallenden Gebühren direkt mit der eingegangenen Zahlung. Dies ist buchhalterisch allerdings nicht korrekt, da dem Finanzamt die Umsatzsteuer für die ursprüngliche Zahlung zu melden ist. 

  • Verbuchen Sie auf keinen Fall einfach den Gutschriftsbetrag komplett.
  • Die Gebühren sind separat als “Nebenkosten des Geldverkehrs” zu buchen.
  • Vorsteuer und Nettozahlung sind einzeln zu buchen.
  • Auf die Gebühren fällt keine Vorsteuer an!

Gebühren Paypal buchen

Es empfiehlt sich, die Paypal Gebühren wie folgt zu buchen:

SKR03

Soll:

1210 Netto-Betrag

4970 Nebenkosten des Geldverkehrs

Haben:

8400 Erlöse mit 19 % Umsatzsteuer (Gesamtbetrag)

SKR04

Soll:

1810 Netto-Betrag

6855 Nebenkosten des Geldverkehrs

Haben:

Erlöse mit 19 % Umsatzsteuer (Gesamtbetrag)

Gebühren Paypal als Splitt-Buchung

Alternativ können Sie die Gebühren auch mittels einer Splitt-Buchung in der Buchhaltung erfassen:

SKR03

Soll:

1210 Netto-Betrag

Haben:

4970 Nebenkosten des Geldverkehrs

(als Minus!)

8400 Erlöse mit 19 % Umsatzsteuer (Gesamtbetrag)

SKR04

Soll:

1810 Netto-Betrag

Haben:

6855 Nebenkosten des Geldverkehrs

(als Minus!)

4400 Erlöse mit 19 % Umsatzsteuer (Gesamtbetrag)

Wichtiger Hinweis: Halten Sie bei Splitt-Buchungen unbedingt vorab Absprache mit Ihrem Steuerberater, da DATEV negative Buchungen als Generalumkehr ansieht.

Weitere wichtige Fragen zum Thema Paypal

Wir haben im Folgenden für Sie weitere wichtige Aspekte zum Themenkomplex Paypal zusammengefasst:

Wie wird der Geldtransfer von Paypal zu einem anderen Bankkonto gebucht?

Eingänge auf dem Paypal Konto bleiben zunächst dort im sogenannten “Wallet”. Der Transfer des Geldes auf das klassische Bankkonto kann über das allgemeine Verrechnungskonto 1360 (SKR03) oder 1460 (SKR04) erfolgen. Empfehlenswert ist allerdings die Nutzung eines eigenen Paypal Transitkontos, so können Transfers besser nachvollzogen werden.

Buchungen Sie keinesfalls “Bank an Bank”, da zwei verschiedenen Kontoauszüge vorliegen (Paypal und Hausbank) und so eine doppelte Erfassung der Zahlung vorliegen würde.

Was ist bei Paypal bezüglich Umsatzsteuer zu beachten?

Paypal berechnet die Umsatzsteuer für Verkäufe gemäß Ihrer Vorgaben. Achten Sie daher darauf, dass Sie in Ihrem Verkäufer-Paypal-Account alle Steuersätze korrekt hinterlegen.

Wie und wann Sie als Unternehmer selbst Umsatzsteuer zahlen müssen, hängt von der Art der Besteuerung Ihres Unternehmens ab.

Soll-Besteuerung

Falls Ihr Unternehmen der Soll-Besteuerung unterliegt, müssen Sie die Umsatzsteuer abführen, sobald die Rechnung erstellt und somit die Leistung erbracht wurde, auch wenn der Zahlungseingang erst später erfolgen sollte. Eine  Umsatzsteuer-Voranmeldung  ist Pflicht. 

Da bei Paypal die Zahlung häufig sofort erfolgt, wird auch die Umsatzsteuer sofort fällig. Anders wäre es z.B. bei Klarna, da es sich hier um ein Konto handelt, von dem der Käufer aktiv die Zahlungen anweist. In diesem Fall müssten Sie als Unternehmer mit Soll-Besteuerung ggf. bezüglich der Umsatzsteuer in Vorleistung gehen.

Ist-Besteuerung

Falls der Jahresumsatz Ihres Unternehmens unterhalb von 500.000 Euro liegt, können Sie die Ist-Besteuerung beantragen. Dann wird die Umsatzsteuer erst fällig, wenn die Rechnung beglichen wurde. Entscheidend ist hier die sogenannte Verfügungsgewalt. Es ist juristisch nicht eindeutig geklärt, ob über ein Paypal Konto bereits eine Verfügungsgewalt besteht oder diese erst dann entsteht, wenn die Zahlungen vom Paypal Konto auf das Konto der Hausbank umgebucht werden. Lassen Sie sich daher von Ihrem Steuerberater diesbezüglich beraten.

Keine Umsatzsteuer auf Paypal Gebühren

Beachten Sie, dass auf Paypal Gebühren keine Umsatzsteuer berechnet wird, Sie können daher davon auch keine Vorsteuer abziehen.

Gerne beraten wir Sie in allen Fragen bezüglich Umsatzsteuer-Voranmeldung, Ist-Besteuerung, Soll-Besteuerung und Vorsteuerabzug.

Vereinbaren Sie baldmöglichst einen unverbindlichen Termin für ein Erstgespräch.

Wie buche ich PayPal in DATEV?

Im DATEV-Programm können Sie in der Buchhaltung ein Konto für Paypal anlegen. Dies ist recht einfach möglich durch Klicken auf Stammdaten | Zahlungsdienstleister und anschließend ein neues Paypal Konto anlegen. Eine detaillierte Anleitung zum Anlegen eines Paypal Kontos in DATEV finden Sie hier.

Welche Schnittstellen sind möglich zwischen Paypal und Buchhaltungsprogrammen?

Datev hat bereits 2018 eine Verbindung zu Paypal geschaffen, die den Datenfluss vereinfacht und automatisiert. Auch andere Buchhaltungsprogramme, wie zum Beispiel Lexware, ermöglichen eine automatisierte Übernahme aller relevanten Daten von Paypal in die Buchhaltung. Lassen Sie sich diesbezüglich gerne von Ihrem Steuerexperten beraten.

Fazit

Paypal ist einer der bevorzugten Onlinezahldienste im E-Commerce. Als Onlinehändler sind Sie daher gut beraten, diese relativ einfache und für den Kunden kostenlose Zahlungsmöglichkeit anzubieten. Gerne unterstützen wir Sie von der Datax Steuerberatungsgesellschaft mbH bei allen Fragen zur buchhalterischen Abwicklung von Zahlungen via Paypal. Vereinbaren Sie einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch.

FAQ

1Ist Paypal kostenlos?

Für Käufer und für private Geldtransfers an Freunde, Bekannte und Verwandte ist Paypal komplett kostenlos, auch dann, wenn Käuferschutz gewährt wird. Verkäufer und gewerbliche Kunden zahlen allerdings Gebühren, die sich nach Art und Höhe der Transaktion richten.

 
2Wie müssen die Paypal Gebühren in der Buchhaltung erfasst werden?

Die Gebühren für Verkäufer und für gewerbliche Transaktionen werden von Paypal direkt abgezogen bei Weiterleitung der Zahlung. Buchhalterisch müssen die Gebühren jedoch als Nebenkosten des Geldverkehrs behandelt werden.

3Was ist der Unterschied zwischen Paypal und Klarna?

Klarna hat sich inzwischen besonders im Bereich “Buy now pay later” (BNPL) positioniert. Die Kunden stoßen hier jeweils aktiv den Zeitpunkt der Zahlung an, dies ist innerhalb von 30 Tagen bzw. in Raten innerhalb von 60 Tagen möglich. Paypal bietet zwar ebenfalls spätere Zahlungen an, ist jedoch vor allem beliebt, weil die Zahlungen auch sofort erfolgen können und private Geldtransfers so schnell und einfach möglich sind.

Autor: Alexander Pyzalski

Dipl.-Kfm. Alexander Pyzalski, Steuerberater, Geschäftsführer

Alexander Pyzalski ist ein erfahrener Steuerberater aus Troisdorf, der auf über 25 Jahre Berufserfahrung zurückblickt. Nachdem er von 1987 bis 1993 an der Universität zu Köln studiert und dort seinen Titel als Diplom-Kaufmann erworben hatte, gründete er vor 27 Jahren seine eigene Kanzlei, die Datax Treuhand Steuerberatungsges. MbH. Dort ist Alexander Pyzalski Experte für die Bereiche E-Commerce, den Gesundheitssektor, Handwerker sowie Kfz-Händler. Hier führt er seine Mandanten durch das komplexe deutsche Steuerrecht und bietet ihnen strategische Beratung an, um Steuern zu sparen und so das Unternehmen erfolgreich weiterzuentwickeln.