Die E-Rechnung kommt, bzw. sie ist schon da! Für öffentliche Auftraggeber gibt es schon länger eine E-Rechnung Pflicht, für den Bereich B2B (Business-to-Business) wurde diese mit dem Wachstumschancengesetz ab 1. Januar 2025 in Deutschland eingeführt. Sind Sie als Unternehmen vorbereitet? Nutzen Sie bereits die elektronische Rechnungserstellung? Falls noch nicht: Erfahren Sie hier mehr darüber, ob Sie bereits von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen sind, welche Formate Sie nutzen könnten und welche Übergangsregelungen für Ihr Unternehmen gelten. Damit Sie sich frühzeitig und umfassend auf die E-Rechnung vorbereiten und gut informiert starten können.
Das Wichtigste vorab kurz zusammengefasst
- Seit 1.1.2025 ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland Pflicht.
- Allerdings gibt es einige Ausnahmen und großzügige Übergangsregelungen.
- Die Ausnahmen betreffen vor allem Kleinunternehmen, Kleinbeträge und umsatzsteuerfreie Leistungen.
- Die Übergangsregelungen gewähren bis Ende 2027 vor allem Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro die Möglichkeit, weiterhin sonstige Rechnungen statt E-Rechnungen zu nutzen.
- Für E-Rechnungen sind bestimmte Regelungen und Formate vorgeschrieben.
- In Deutschland sind vor allem die Formate X-Rechnung und ZUGFeRD bekannt.
- E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile, weil die Daten automatisch erfasst und weiterverarbeitet werden können.
- Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft lediglich den Bereich B2B, für Rechnungen an Endkunden (B2C) gibt es keine Pflicht zur elektronischen Rechnung.
Gibt es eine Pflicht zur E-Rechnung?
In Deutschland wurde die E-Rechnung am 1. Januar 2025 Pflicht für den B2B-Bereich, für andere Bereiche bestand schon zuvor eine Verpflichtung, während der B2C Bereich in Deutschland noch nicht von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen ist.
Welche gesetzliche Grundlage begründet die elektronische Rechnung?
Die gesetzlichen Grundlagen für die E-Rechnung in Deutschland begründen sich aus dem Wachstumschancengesetz und aus dem Umsatzsteuergesetz. Im Wachstumschancengesetz wird eine Unterscheidung zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen eingeführt. Im Umsatzsteuergesetz in § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG wird die elektronische Rechnung definiert. Eine weitere wichtige Grundlage zur E-Rechnung findet sich in der Richtlinie 2014/55/EU. Die dort festgelegten Regelungen der EU für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor dienen als Grundlage für weitere Bereiche. Die elektronische Rechnung stellt zudem einen wichtigen Meilenstein in der Umsetzung der ViDA Initiative der EU (VAT in the Digital Age) dar.
Seit wann gibt es eine Pflicht zur E-Rechnung?
In Deutschland trat die Pflicht zur elektronischen Rechnung für den B2B-Bereich (Business-to-Business) am 1. Januar 2025 in Kraft. Bereits vorher gab es entsprechende Regelungen für den öffentlichen Sektor.
Alle Länder der EU arbeiten derzeit an Regelungen für die E-Rechnung. Einige Länder haben die Verpflichtung schon früher eingeführt (wie zum Beispiel Italien), bei anderen tritt die Pflicht erst 2026 oder 2027 in Kraft. Insgesamt soll die E-Rechnung innerhalb der EU bis 2030 verpflichtend eingeführt sein.
Wie lautet die aktuelle Definition von E-Rechnung?
E-Rechnung ist die Abkürzung für “Elektronische Rechnung” und bezeichnet eine Form der Rechnung, bei der Erstellung und Versand und ein Großteil der Weiterverarbeitung komplett digital erfolgen. Der englische Begriff “E-Invoice” wird ebenfalls häufig für eine E-Rechnung verwendet.
Welche Formate sind für eine E-Rechnung erlaubt?
Bei der Wahl des Formates für eine E-Rechnung haben sich vor allem die X-Rechnung und ZUGFeRD bewährt. Daneben kann die Form auch individuell zwischen Sender und Empfänger vereinbart werden. Allerdings sind stets die gesetzlichen Grundlagen und Richtlinien zu erfüllen.
X-Rechnung als Format für E-Rechnungen
In Deutschland müssen E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zwingend im X-Rechnung Format eingereicht werden. Es handelt sich dabei um ein frei zugängliches
Datenformat auf XML-Basis. Seit 2018 muss dieses Rechnungsformat für alle Rechnungen an staatliche Stellen in der EU genutzt werden. Die Nutzung der X-Rechnung ist daher sehr empfehlenswert für Unternehmen, die (auch) für den öffentlichen Sektor tätig sind.
ZUGFeRD als Format für E-Rechnungen
Das hybride ZUGFeRD-Format kombiniert PDF-Dokumente und XML-Dateien. Der Rechnungsversand erfolgt in Form eines PDF, innerhalb dessen eine zweite Variante in Form von XML-Dateien mitgeliefert wird. Relevant für Steuern und Buchhaltung ist lediglich der XML-Teil der Rechnung, das PDF gilt lediglich als gut lesbarer, sichtbarer Teil.
Ab Version 2.0 erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen an die E-Rechnung gemäß der gesetzlichen Bestimmungen.
Ist eine per E-Mail verschickte Rechnung als PDF eine E-Rechnung?
Eine auf elektronischem Wege gesendete Rechnung in Form eines PDF ist keine anerkannte E-Rechnung, da die Daten im PDF nicht strukturiert sind und im Sinne der aktuellen rechtlichen Regelungen nicht automatisch erfasst und eingelesen werden können. Nutzen Sie daher unbedingt als E-Rechnung anerkannte Formate, wie beispielsweise ZUGFeRD oder X-Rechnung.
Wer ist zur Erstellung einer E-Rechnung verpflichtet?
Die E-Rechnung ist in Deutschland seit 2025 Pflicht in bestimmten Bereichen, dies wurde im Wachstumschancengesetz festgelegt. Innerhalb der EU soll die elektronische Rechnungsstellung bis 2030 allgemein verpflichtend werden, wobei dies in einigen Mitgliedstaaten bereits jetzt der Fall ist.
Für welche Bereiche gilt die Pflicht zur E-Rechnung aktuell?
Die Pflicht zur Nutzung der elektronischen Rechnung besteht aktuell (Stand: 2025) für alle Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, auch Business-to-Business (B2B) genannt.
Allerdings sind Ausnahmen und Übergangsregelungen zu beachten. Rechnungen an Endverbraucher (Business-to-Consumer, B2C) sind von der neuen Regelung in Deutschland noch nicht betroffen.
Welche Bereiche waren schon vor 2025 zur E-Rechnung verpflichtet?
Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU war die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen bis 2024 in erster Linie für den öffentlichen Sektor vorgesehen. Falls also Unternehmen Aufträge von öffentlichen Auftraggebern abwickeln, war zwingend eine elektronische Rechnung auszustellen. Ausnahmen gab es dabei für Direktaufträge unter bestimmten Grenzwerten, die von Bundesland zu Bundesland variieren.
Sie möchten wissen, welche Formate für E-Rechnungen zugelassen sind und wie Sie diese am besten nutzen? Dann lassen Sie sich gerne von unserem Team der Datax GmbH beraten. Als Steuerberatungsgesellschaft und Spezialisten für digitale Buchhaltung kennen wir uns in diesem Themenbereich sehr gut aus und können dafür sorgen, dass Ihr gesamtes Abrechnungs- und Buchhaltungssystem effizienter gestaltet wird durch die Nutzung der passenden Programme zur E-Rechnung.
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Wer ist von der Pflicht zur E-Rechnung befreit?
Es gibt einige Bereiche und Unternehmen, die derzeit noch nicht zur Nutzung der E-Rechnung verpflichtet sind. Zudem gibt es großzügige Übergangsregelungen, die vor allem kleinen und mittleren Unternehmen entgegenkommen.
Kleinunternehmer
Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen und somit (ab 2025) nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz pro Jahr erzielen (zuvor 22.000 Euro) müssen keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen und sind von der Pflicht zur E-Rechnung befreit.
Rechnungen über Kleinbeträge
Kleinbeträge bis 250 Euro müssen nicht in Form einer E-Rechnung fakturiert werden, sondern können weiterhin als “sonstige Rechnung”, wie z.B. in Papierform, zugestellt werden. Das Gleiche gilt für Fahrausweise, diese unterliegen ebenfalls nicht der E-Rechnungs-Pflicht.
Rechnungen über umsatzsteuerfreie Leistungen
Leistungen, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen, z.B. Rechnungen von Kleinunternehmern oder Leistungen gemäß § 4 Nr. 8 – 29 UStG sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen.
Leistungen an Vereine
Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, wie zum Beispiel Vereine, sind größtenteils von der Pflicht zur E-Rechnung nicht betroffen, es können in diesem Fall auch auf Wunsch sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Lassen Sie sich diesbezüglich jedoch unbedingt von einem Steuerberater professionell beraten.
Rechnungen an Endverbraucher
Ausgenommen von der Pflicht zur E-Rechnung sind Leistungen an Endverbraucher, auch B2C oder Business-to-Consumer genannt. Diese Rechnungen können gemäß der geltenden Bestimmungen auf Wunsch weiterhin als sonstige Rechnung (z.B. in Papierform oder als PDF) verschickt werden. Selbstverständlich können auch an Endverbraucher E-Rechnungen versendet werden, falls diese elektronisch verschickte Rechnungen empfangen können. Es empfiehlt sich hier tendenziell die Nutzung des Formats ZUGFeRD, da dieses eine gut lesbare PDF-Version beinhaltet.
Expertentipp
Dipl.-Kfm. Alexander Pyzalski
Steuerberater, Geschäftsführer
Wann soll ich als Unternehmen mit der E-Rechnung starten?
Als Steuerberatungskanzlei empfehlen wir auch den Mandanten unserer Kanzlei, die eher kleine oder mittlere Unternehmen führen, sich baldmöglichst um den Einstieg in die E-Rechnung zu kümmern. Dies gilt auch dann, wenn aufgrund der Umsatzzahlen die Übergangsregelungen in Anspruch genommen werden können. Denn die elektronische Rechnung bietet langfristig eine Vielzahl an Vorteilen, die die Herausforderungen bei der Implementierung bei weitem übersteigen. Mehr Informationen zu den Vor- und Nachteilen der E-Rechnung inklusive vieler Tipps finden Sie hier.
Als Steuerberater und Experten für digitale Buchführung unterstützen wir unsere Mandanten darin, sich frühestmöglich auf die neuen Bedingungen einzustellen und alle Vorzüge zu nutzen
Welche Übergangsfristen gelten bei der Pflicht zur E-Rechnung?
Um vor allem KMU (kleinen und mittelständischen Unternehmen) den Einstieg in die elektronische Rechnungserstellung zu erleichtern, wurden Übergangsregelungen vereinbart:
1.Vorrang der Papierrechnung entfällt
Ab 1.1.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und im Bereich B2B sollen E-Rechnungen der neue Standard werden. Es können jedoch noch Papierrechnungen bzw. andere Formen der “Sonstigen Rechnung” verschickt werden, wie zum Beispiel ein PDF. Dies gilt bis zum 31.12.2026 und dann, wenn der Empfänger dies akzeptiert oder wünscht.
2.Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen nur für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz
Rechnungssteller mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis Ende 2027 weiterhin auf Wunsch und mit Einverständnis des Rechnungsempfängers sonstige Rechnungen versenden. Lediglich für Unternehmen mit mehr als 800.000 Vorjahresumsatz wird der Versand von E-Rechnungen ab 2027 Pflicht.
3.Pflicht für alle Unternehmen B2B-Rechnungen elektronisch zu erstellen & zu versenden
Ab 1.1.2028 müssen dann alle Rechnungen im B2B-Bereich (Geschäftskunden) innerhalb Deutschlands als elektronische Rechnung ausgestellt werden, unabhängig vom Umsatz des Unternehmens.
Muss ich als Empfänger elektronische Rechnungen akzeptieren?
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Dies gilt allerdings nur für den Fall, dass eine E-Rechnungspflicht vorliegt und das Format der elektronischen Rechnung den geltenden Bestimmungen entspricht. Es ist zudem möglich, die großzügigen Übergangsregelungen zu nutzen und mit dem Rechnungsersteller eine Vereinbarung über den vorübergehenden Versand von sonstigen Rechnungen zu erzielen.
Endverbraucher müssen seit dem 1. Januar und auch in den nächsten Jahren keine E-Rechnungen akzeptieren.
Fazit
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung in vielen Bereichen bringt für Ihr Unternehmen einiges an Herausforderungen mit sich. Allerdings bieten sich auch zahlreiche Chancen, die Sie unbedingt nutzen sollten. Die gesamte Buchhaltung kann langfristig schneller und effizienter gestaltet werden, da die Daten aus den elektronischen Rechnungen automatisch erfasst und weiterverarbeitet werden können. Starten Sie daher spätestens jetzt vorausschauend mit der Implementierung von Systemen zur E-Rechnung. Als erfahrene Steuerberatungsgesellschaft stehen wir von der Datax GmbH Ihnen gerne zur Unterstützung zur Verfügung. Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung und vereinbaren Sie baldmöglichst einen Termin für ein Kennenlerngespräch!
FAQ
Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, müssen keine Umsatzsteuer ausweisen und sind weiterhin von der Pflicht zur E-Rechnung nicht betroffen. Die Kleinunternehmerregelung kann in Anspruch genommen werden, wenn im laufenden Jahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz (ab 2025, vorher 22.000 Euro) und im Folgejahr nicht mehr als 100.000 Euro (ab 2025, vorher 50.000 Euro) erzielt werden.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro können bis Ende 2027 auf Wunsch weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen und müssen keine E-Rechnungen versenden. Sie profitieren dabei von den weitreichenden Übergangsregelungen, die das Wachstumschancengesetz bietet. Erst ab 1.1.2028 wird die E-Rechnung Pflicht für alle B2B Geschäfte.
Die E-Rechnung Pflicht betrifft lediglich Geschäftsvorgänge zwischen Unternehmen (Business-to-Business), Rechnungen an Endverbraucher (Business-to-Consumer) sind weiterhin von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung befreit.
