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Nicht bezahlte Rechnungen sind leider weit verbreitet und gefährden sowohl die Liquidität als auch den Ertrag eines Unternehmens. Nicht in jedem Fall stecken jedoch Vorsatz oder Zahlungsunfähigkeit dahinter, sondern oft wird die Zahlung einfach versäumt oder die Rechnungen sind verloren gegangen. Hier bietet die sogenannte Zahlungserinnerung die perfekte Lösung. Höflich und freundlich formuliert, ohne Drohungen und Gebühren, können auf diese Art und Weise sehr häufig fehlende Zahlungen eingefordert werden. Klappt dies nicht, müssen die nächsten Schritte im Mahnwesen angegangen werden. Erfahren Sie hier, wann und wie Sie eine Zahlungserinnerung nutzen können und laden Sie sich unsere kostenlose Beispielvorlage herunter. Damit Sie schon bald weniger offene Posten haben.
Das Wichtigste vorab kurz zusammengefasst
- Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Aufforderung zur Zahlung, die nach Ablauf der Zahlungsfälligkeit erfolgt.
- In vielen Fällen können so offene Zahlungen problemlos eingefordert werden.
- Eine Zahlungserinnerung erfolgt in der Regel schriftlich, kann bei Bedarf aber auch telefonisch stattfinden.
- Beachtet werden muss der Zeitpunkt, an dem der Kunde in Verzug gerät, dies ist optimalerweise anhand der auf der Rechnung genannten Zahlungsfrist ersichtlich.
- Falls keine Zahlung aufgrund der Erinnerung erfolgt, sollte eine weitere Aufforderung unbedingt schriftlich verschickt werden, diese ist dann ausdrücklich als Mahnung zu bezeichnen.
- In einer Zahlungserinnerung werden in der Regel weder Mahngebühren noch Verzugszinsen berechnet, bei einer Mahnung ist dies jedoch üblich.
- Nach insgesamt maximal drei erfolglosen Zahlungsaufforderungen (Mahnungen) wird empfohlen, ein Inkassounternehmen zu beauftragen bzw. ein gerichtliches Mahnverfahren zu beantragen.
Was ist eine Zahlungserinnerung – Definition
Mit einer Zahlungserinnerung sollen Kunden an die Begleichung einer Rechnung erinnert werden. Eine alternative Bezeichnung ist Zahlungsaufforderung. Diese höfliche Form einer Erinnerung oder Aufforderung wird dann erforderlich, wenn der Kunde bis zum vereinbarten Termin keine Zahlung für in Rechnung gestellte Leistungen vorgenommen hat.
Wann können Zahlungserinnerungen sinnvoll sein?
Falls ein Kunde nicht zahlt, muss dies nicht zwangsläufig mit Mutwilligkeit oder Zahlungsunfähigkeit zusammenhängen. Daher sollte die erste Aufforderung zur Zahlung in einer möglichst höflichen Form erfolgen. Gründe für die Nichtzahlung können zum Beispiel der Nichterhalt einer Rechnung, Abwesenheit des Zahlungspflichtigen oder schlicht Vergessen bzw. Versäumen sein. Es hat sich daher in der Geschäftswelt als zielführend etabliert, zunächst zeitnah eine Zahlungserinnerung zu senden. Erfolgt anschließend keine Zahlung oder Reaktion, können Mahnungen verschickt oder ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Zahlungserinnerung nicht zwingend, es kann theoretisch bei Verzug auch sofort ein Mahnverfahren in die Wege geleitet werden.
Warum unbedingt eine Zahlungsfrist auf einer Rechnung stehen soll
Damit ein Kunde überhaupt mit seiner Zahlung in Verzug geraten kann, muss auf der Rechnung ein Fälligkeitsdatum (Zahlungsziel) angegeben werden. Bis zu diesem Zeitpunkt ist die Zahlung zu leisten, erfolgt dies nicht, gerät der Kunde in Verzug. Als Zahlungsziel kann sowohl ein konkretes Datum (z.B.: zahlbar bis zum 15.02.2025) als auch ein Zeitraum (z.B.: zahlbar innerhalb von zwei Wochen nach Lieferung) genannt werden. Falls keine Zahlungsfrist auf der Rechnung angegeben wurde, gerät ein Käufer (Schuldner) erst dann in Verzug, falls er ankündigt, nicht zahlen zu wollen oder falls bereits mehr als 30 Tage seit dem Zugang der Rechnung bzw. der Leistungserstellung vergangen sind. Dies gilt zunächst nur für Unternehmen, Privatpersonen als Rechnungsempfänger müssen auf die Frist von 30 Tagen hingewiesen werden (vgl. § 286 Abs. 3 BGB).
Ist eine Zahlungserinnerung eine erste Mahnung?
Der Begriff Mahnung ist rechtlich geregelt in §286 BGB. Hier wird eindeutig dargelegt, dass ein Schuldner (Käufer) in Verzug gerät, sobald er nach einer Mahnung des Gläubigers (Verkäufers) nicht zahlt. Den Begriff Zahlungserinnerung gibt es jedoch nicht im Gesetz, daher kann eine Zahlungserinnerung bzw. Zahlungsaufforderung rechtlich durchaus als Mahnung gewertet werden. In der Praxis hat es sich jedoch bewährt, auf die Zahlungserinnerung eine Mahnung folgen zu lassen, bevor ein gerichtliches Mahnverfahren eröffnet oder ein Inkassounternehmen beauftragt wird.
Haben Sie noch Fragen zu den Themen Zahlungserinnerung und Mahnwesen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren! Als Steuerexperten kennen wir uns mit Buchhaltung, offenen Posten und Mahnwesen sehr gut aus und können Ihnen viele Tipps geben. Vereinbaren Sie dazu jetzt einen unverbindlichen Termin für ein Erstgespräch.
Kann anstelle der Zahlungserinnerung direkt eine Mahnung verschickt werden?
Selbstverständlich kann als Überschrift für das erste Schreiben auch direkt der Begriff “Mahnung” verwendet werden. Allerdings gilt dies als nicht besonders höflich. Eine freundliche Zahlungserinnerung ist daher sicherlich in der Regel der bessere Weg, denn häufig liegt kein Vorsatz für die nicht rechtzeitige Bezahlung vor und durch eine kleine Erinnerung kann das Thema schnell erledigt werden.
Unterschied Zahlungserinnerung und Mahnung
Rein formal betrachtet gibt es keinen direkten Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung, es handelt sich lediglich um unterschiedliche Überschriften für Erinnerungsschreiben. Der Gesetzgeber kennt allerdings nur den Begriff Mahnung, nicht den Begriff Zahlungserinnerung, daher sollten rechtlich relevante Mahnungen auch als solche bezeichnet werden.
Zahlungserinnerung Vorlage - Was gehört in eine Zahlungserinnerung?
Hier zeigen wir Ihnen auf, wie Sie in der Praxis am besten bei fehlenden Zahlungen vorgehen:
Was ist vor einer Zahlungserinnerung zu prüfen
Überprüfen Sie vor dem Versand einer Zahlungserinnerung grundsätzlich, ob die Rechnung überhaupt erstellt und versendet wurde. Manchmal geschehen hier Fehler beim Drucken oder beim Versand. Es kann außerdem vorkommen, dass ein Kunde die Rechnung nicht erhalten hat, weil zum Beispiel die falsche Adresse angegeben wurde oder die Rechnung beim Kunden irgendwie verloren gegangen ist.
Auch eine vorübergehende Abwesenheit des für Zahlungsfreigaben ständigen Mitarbeiters beim Kunden durch Krankheiten o.ä. kann zu verpassten Zahlungsfristen führen. Prüfen Sie darüber hinaus die bisherige Zahlungsmoral des Kunden. Manche Kunde überziehen grundsätzlich, falls die Zahlungsziele sehr knapp bemessen sind. Eventuell können Sie das Thema bei einem Telefongespräch klären?
Wann ist eine Zahlungserinnerung zu versenden?
In der Regel empfiehlt es sich, eine Zahlungserinnerung etwa 4 – 10 Tage nach Fälligkeit zu versenden, Sie können auch 2 – 3 Wochen warten, je nachdem, wie Ihre Liquidität beeinträchtigt ist oder wie Sie Ihr Mahnwesen organisieren, dies ist ganz Ihnen überlassen. Falls auf Ihrer Rechnung kein Fälligkeitsdatum aufgeführt oder als Zahlungsziel “sofort” angegeben wurde, sollten Sie etwa 10 – 14 Tage nach Rechnungsversand eine erste Zahlungserinnerung versenden.
Expertentipp
Dipl.-Kfm. Alexander Pyzalski
Steuerberater, Geschäftsführer
Ein professionelles Mahnwesen ist essenziell für Unternehmen!
Wir erleben es in unserer Steuerberatungskanzlei immer wieder: Nicht bezahlte Rechnungen von Kunden gefährden die Liquidität und den Ertrag eines Unternehmens. Daher sollte dem Thema Mahnwesen die notwendige Aufmerksamkeit gewidmet werden.
Implementieren Sie am besten eine feste Struktur:
- Überprüfen Sie 1 x wöchentlich alle offenen Posten.
- Versenden Sie regelmäßig mindestens 1 x wöchentlich Zahlungserinnerungen an alle Kunden, deren Zahlungsfrist erstmals überschritten wurde.
- Falls weiterhin kein Zahlungseingang erfolgt, versenden Sie nach etwa zwei Wochen eine explizite Mahnung, eventuell bereits mit Mahngebühr.
- Fehlt weiterhin eine Zahlung, sollten Sie eine weitere Mahnung mit Mahngebühr, Verzugszinsen und Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens versenden.
- In den Fällen, wo danach immer noch keine Zahlung erfolgt, sollten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten bzw. ein Inkassounternehmen beauftragen.
Übrigens: Diese Aufgaben sind nicht zwingend Chefsache! Sie können die reine Überprüfung und die Erstellung der Zahlungserinnerungen auch delegieren, können dabei jedoch vorgeben, welche Kunden und Fälle vor Versand der Zahlungserinnerung bei Ihnen zur Unterzeichnung vorgelegt werden müssen.
Gerne unterstützen wir Sie als erfahrene Steuerberatungskanzlei bei der Überprüfung aller offenen Posten und zeigen Ihnen auf, wie Sie am besten hinsichtlich Mahnwesen vorgehen. Lernen Sie uns kennen und erfahren Sie mehr!
Wie muss eine Zahlungserinnerung erfolgen?
Muss eine Zahlungsaufforderung per Mail, Brief oder Telefon erfolgen? Eine Zahlungserinnerung sollte per Mail oder Brief erfolgen, falls ein relevanter Nachweis der Aufforderung vorliegen soll. Ansonsten kann auch eine telefonische Erinnerung reichen, dieses lässt sich in der Regel jedoch nicht als Beweis in einem gerichtlichen Verfahren verwenden.
Wie sieht eine Vorlage für eine Zahlungserinnerung aus?
Eine Zahlungserinnerung ist normalerweise sehr freundlich formuliert und enthält keinerlei Drohungen, Mahngebühren oder Hinweise auf Verzugszinsen. Dies ist den späteren Mahnungen vorenthalten.
Ein Beispiel als Vorlage für eine Zahlungserinnerung können Sie sich hier herunterladen und auf Ihre individuellen Anforderungen hin abwandeln.
Fazit
In vielen Fällen reicht schon eine freundliche Zahlungserinnerung, falls ein Kunde nicht innerhalb der vorgegebenen Frist bezahlt. Erst wenn dies nicht hilft, ist der nächste Schritt im Mahnverfahren notwendig. Enorm wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass Sie offene Posten regelmäßig überprüfen und ein funktionierendes Mahnwesen in Ihrem Unternehmen etablieren. Dabei können wir als erfahrene Steuerberatungskanzlei kompetent unterstützen. Das Team der Datax GmbH Steuerberatungsgesellschaft steht Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite! Vereinbaren Sie hier einen Termin für ein Kennenlerngespräch.
FAQ
Eine Zahlungserinnerung sollte freundlich und höflich formuliert sein, damit die Kundenbeziehung nicht leidet. Denn häufig sind weder Vorsatz noch Zahlungsunfähigkeit der Grund für die fehlende Zahlung, sondern Versäumnisse oder verloren gegangene Rechnungen.
Zum Mahnwesen in einem Unternehmen gehören zwingend die regelmäßige Überprüfung offener Posten, der zeitnahe Versand von Zahlungserinnerungen sowie bei Ausbleiben von Zahlungen die Zustellung von expliziten Mahnungen und bei Bedarf die Beauftragung eines Inkassounternehmens bzw. die Beantragung eines gerichtlichen Mahnverfahrens.
Das Gesetz kennt lediglich den Begriff Mahnung, nicht jedoch den Begriff Zahlungserinnerung. Daher ist es ratsam, explizite Mahnungen auch als solche in der Überschrift zu benennen und lediglich die erste, noch sehr höfliche und freundliche Zahlungsaufforderung, als Zahlungserinnerung zu betiteln.
