Durchlaufende Posten bezeichnen grundsätzlich Beträge, die ein Unternehmen im Namen und für Rechnung eines Dritten vereinnahmt oder verausgabt. Da diese Beträge wirtschaftlich nicht zum Unternehmen gehören, wirken sie sich weder auf den Gewinn noch auf den Umsatz aus. Besonders häufig wird in der Praxis die Mehrwertsteuer als durchlaufender Posten bezeichnet. Tatsächlich gilt dies jedoch nur eingeschränkt und sollte von der umsatzsteuerlichen Behandlung sorgfältig unterschieden werden.
Durchlaufende Posten – Definition
Durchlaufende Posten sind Einnahmen oder Ausgaben, die ein Unternehmen lediglich für einen Dritten entgegennimmt oder weiterleitet. Das Unternehmen handelt dabei ausschließlich als Zahlstelle und wird wirtschaftlich weder bereichert noch belastet.
Typische Merkmale durchlaufender Posten
Buchhalterisch als durchlaufende Posten zu behandelnde Einnahmen oder Ausgaben weisen vor allem folgende Eigenschaften auf:
- Das Unternehmen handelt im Namen und auf Rechnung eines Dritten.
- Der Betrag steht dem Unternehmen wirtschaftlich nicht zu.
- Der Betrag wird unverändert weitergeleitet oder erstattet.
- Durchlaufende Posten gehören weder zu den Betriebseinnahmen noch zu den Betriebsausgaben.
- Sie beeinflussen weder den Gewinn noch den steuerpflichtigen Umsatz.
Beispiele für durchlaufende Kosten
Hier einige Beispiele für typische durchlaufende Kosten:
- Gerichtskosten, Registergebühren oder Auslagen für das Grundbuchamt, die Rechtsanwälte und Notare für den Mandanten auslegen.
- Gebühren für TÜV, AU oder Feinstaubplaketten, die im Namen des Kunden ausgelegt werden.
- Behördliche Gebühren für Baugenehmigungen, die ein Architekturbüro für seine Kunden auslegt.
- Reine Durchleitungsgebühren für ein Visum, das ein Reisebüro für seine Kunden beantragt.
All diese Kosten werden zunächst ausgelegt und später dem Kunden bzw. Mandanten in Rechnung gestellt.
Voraussetzung für eine Behandlung als durchlaufender Posten
Damit ein Betrag als durchlaufender Posten gilt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Handeln im fremden Namen und für fremde Rechnung
- Die wichtigste Voraussetzung ist, dass das Unternehmen ausschließlich als Vermittler oder Zahlstelle tätig wird.
- Es entsteht kein eigener wirtschaftlicher Anspruch auf den Betrag.
Keine Betriebseinnahme oder Betriebsausgabe
- Da der Betrag lediglich weitergeleitet wird, gehört er weder zum betrieblichen Umsatz noch zu den Betriebsausgaben.
- Folglich hat ein durchlaufender Posten keinen Einfluss auf:
- den Jahresüberschuss
- den steuerlichen Gewinn
- die Einkommen- oder Körperschaftsteuer
Keine Veränderung des Vermögens
- Durchlaufende Posten führen lediglich zu einer vorübergehenden Veränderung der Liquidität.
- Wirtschaftlich betrachtet erhöht oder vermindert sich das Vermögen des Unternehmens jedoch nicht.
Warum ist die Mehrwertsteuer kein typischer durchlaufender Posten?
Im Alltag wird häufig gesagt, die Mehrwertsteuer sei ein durchlaufender Posten. Diese Aussage ist aus wirtschaftlicher Sicht zwar nachvollziehbar, steuerrechtlich jedoch nicht ganz zutreffend.
Warum die Mehrwertsteuer oft als durchlaufender Posten bezeichnet wird
Es gibt auf den ersten Blick einige Gründe, warum die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer als durchlaufender Posten angesehen wird:
- Unternehmen berechnen ihren Kunden Umsatzsteuer auf ihre Leistungen und führen diese später an das Finanzamt ab.
- Gleichzeitig zahlen sie beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen Umsatzsteuer an ihre Lieferanten, die sie (soweit sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind!) als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern beziehungsweise mit der geschuldeten Umsatzsteuer verrechnen können.
- Dadurch trägt das Unternehmen die Umsatzsteuer wirtschaftlich grundsätzlich nicht selbst. Die Steuer wird letztlich vom Endverbraucher getragen.
- Aus diesem Grund wird die Mehrwertsteuer häufig als „durchlaufender Posten“ bezeichnet.
Steuerrechtliche Einordnung der Mehrwertsteuer
Streng genommen handelt es sich bei der Umsatzsteuer jedoch nicht um einen durchlaufenden Posten im steuerrechtlichen Sinn. Dies hat folgende Gründe:
- Die Umsatzsteuer entsteht aufgrund eigener Umsätze des Unternehmens.
- Das Unternehmen ist Steuerschuldner gegenüber dem Finanzamt und muss die vereinnahmte Umsatzsteuer ordnungsgemäß anmelden und abführen.
- Deshalb wird die Umsatzsteuer buchhalterisch gesondert auf Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonten erfasst und nicht als klassischer durchlaufender Posten behandelt.
Behandlung von Umsatzsteuer und Vorsteuer in der Buchhaltung
Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen wird zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer unterschieden.
Umsatzsteuer in der Buchhaltung
Verkauft ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen, erhebt es auf den Nettopreis die gesetzliche Umsatzsteuer.
Beispiel:
- Nettoverkaufspreis: 1.000 Euro
- Umsatzsteuer (19 %): 190 Euro
- Rechnungsbetrag: 1.190 Euro
Die vereinnahmten 190 Euro müssen grundsätzlich an das Finanzamt abgeführt werden.
Vorsteuer in der Buchhaltung
Kauft das Unternehmen selbst Waren oder Leistungen ein, zahlt es dafür ebenfalls Umsatzsteuer.
Beispiel:
- Nettopreis: 500 Euro
- Umsatzsteuer: 95 Euro
Diese 95 Euro stellen Vorsteuer dar und können, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und das Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist, mit der vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnet werden.
Umsatzsteuerzahllast
An das Finanzamt wird grundsätzlich nur die Differenz zwischen vereinnahmter Umsatzsteuer und abzugsfähiger Vorsteuer abgeführt.
- Dadurch wird sichergestellt, dass Unternehmen die Umsatzsteuer wirtschaftlich grundsätzlich nicht tragen.
- Eine doppelte oder mehrfache Besteuerung wird so vermieden, die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) zahlt im Endeffekt lediglich der Endkunde.
Buchhalterische Behandlung durchlaufender Posten
Durchlaufende Posten werden auf gesonderten Konten erfasst.
Dabei ist folgendes zu beachten:
- Es erfolgt keine Erfassung als Umsatzerlös
- Es erfolgt keine Erfassung als Aufwand
- Es entstehen keine Auswirkung auf Gewinn oder Verlust
- Es liegt keine Notwendigkeit für eine Berücksichtigung bei der Umsatzsteuer vor, sofern tatsächlich ein durchlaufender Posten vorliegt
- Wichtig: Die Gewinnermittlung bleibt unverfälscht.
Unterschied zwischen durchlaufenden Posten und Auslagen
Die Begriffe werden häufig synonym verwendet bzw. verwechselt.Hier daher eine Abgrenzung.
Durchlaufende Posten
- Zahlung erfolgt im Namen und für Rechnung eines Dritten.
- Es entsteht kein eigener wirtschaftlicher Aufwand.
- Der Posten ist kein Bestandteil des Umsatzes.
Eigene Auslagen
- Trägt ein Unternehmen Kosten zunächst selbst und rechnet diese später an den Kunden weiter, handelt es sich nicht automatisch um einen durchlaufenden Posten.
- Entscheidend ist, in wessen Namen und für wessen Rechnung die Ausgabe ursprünglich entstanden ist.
Häufige Fehler in der Praxis bei durchlaufenden Posten
In der Buchhaltung kommt es immer wieder zu Missverständnissen und Fehlern bei durchlaufenden Posten.
Typische Fehler sind:
- Umsatzsteuer wird pauschal als durchlaufender Posten behandelt.
- Weiterberechnete Kosten werden automatisch als durchlaufende Posten gebucht
- Auslagen und durchlaufende Posten werden gleichgesetzt.
- Durchlaufende Posten werden als Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben erfasst.
- Eine korrekte rechtliche Einordnung ist immens wichtig, um Fehler bei der Gewinnermittlung und der Umsatzsteuer zu vermeiden.
Fazit
Die Mehrwertsteuer wird zwar häufig als durchlaufender Posten bezeichnet, erfüllt die steuerrechtlichen Voraussetzungen jedoch nicht vollständig. Zwar tragen vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen die Umsatzsteuer wirtschaftlich grundsätzlich nicht selbst, buchhalterisch wird sie jedoch gesondert als Umsatzsteuer und Vorsteuer erfasst. Echte durchlaufende Kosten werden hingegen auf eigenen Konten erfasst. Eine klare Abgrenzung zwischen echten durchlaufenden Posten, Auslagen und umsatzsteuerlichen Sachverhalten ist daher für eine ordnungsgemäße Buchführung und eine rechtssichere steuerliche Behandlung unerlässlich.
