Im Onlinehandel Zahlungen via Stripe richtig zuordnen
Stripe gilt als ideale Software, um weltweit Zahlungen schnell und unkompliziert abzuwickeln. Dies ist besonders im E-Commerce immens wichtig. Die Käufer müssen zur Zahlung über kein Stripe-Konto verfügen, sondern können ihre eigene Kreditkarte oder andere Zahlungsmethoden nutzen. Stripe agiert lediglich im Hintergrund. Was für Kunden ein großer Vorteil ist, erweist sich in Bezug auf Buchhaltung beim Verkäufer oder Dienstleister jedoch als Herausforderung, denn die Zahlungsabwicklung bei Stripe entspricht nicht den buchhalterischen Regeln. Wie Stripe Zahlungen buchhalterisch richtig gebucht und wie häufige Fehlerquellen vermieden werden können, erfahren Sie hier. Nutzen Sie auch unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Das Wichtigste vorab kurz zusammengefasst
- Stripe ermöglicht weltweite Zahlungen, ohne dass Käufer über ein eigenes Stripe Konto verfügen müssen, dies erleichtert den Geldtransfer beim internationalen E-Commerce.
- Die Gebühren werden rein vom Anbieter (Verkäufer bzw. Dienstleister) getragen.
- Stripe zieht die Transaktionsgebühren direkt vom Zahlbetrag ab und überweist als Payout lediglich den Restbetrag, dies entspricht nicht dem buchhalterischen Ablauf.
- Für eine korrekte Buchhaltung müssen Gebühren, Steuern, Brutto- und Nettoumsätze einzeln gebucht werden.
- Stripe unterscheidet nicht nach Ländern und Umsatzsteuersätzen, dies muss ebenfalls in der Buchhaltung korrekt erfasst werden.
- Besonderheiten wie das Reverse-Charge-Verfahren für die Transaktionsgebühren, Wechselkursschwankungen und mehr sind ebenfalls zu beachten.
Was ist Stripe – Erläuterung
Stripe ist ein international agierender Zahlungsdienstleister (Payment Service Provider), mit dessen Software weltweite Geldübertragungen sicher und unkompliziert abgewickelt werden können. Die Kunden benötigen dazu kein eigenes Stripe-Konto, sondern können beispielsweise per Kreditkarte oder Lastschrift bezahlen. Stripe agiert dabei ausschließlich im Hintergrund und bietet Schnittstellen zu den wichtigsten Buchhaltungs- und Zahlungsprogrammen.
Vorteile von Stripe
Stripe bietet eine Fülle von Vorteilen:
- Kunden benötigen (anders als bei PayPal) kein eigenes Stripe-Konto, um per Stripe zahlen zu können.
- Es können weltweit Geldtransfers durchgeführt werden.
- Die Anbieter von Leistungen können die Software auf Wunsch mit programmierbaren modularen Tools nutzen, die helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren.
- Stripe verfügt über Schnittstellen zu DATEV und Online-Zahlungssystemen und kann auch mit dem Online-Banking verbunden werden.
Nachteile von Stripe
Die Nachteile von Stripe betreffen in erster Linie die Onlinehändler bzw. Dienstleister.
- Der Ablauf der Zahlungen per Stripe bildet nicht den buchhalterischen Ablauf ab.
- Stripe zieht die Gebühren direkt bei der Auszahlung (Payout) ab, dies entspricht nicht der buchhalterisch notwendigen Abwicklung.
- Stripe zahlt lediglich den Betrag minus Gebühren aus, oft auch gesammelt für mehrere Transaktionen, buchhalterisch müssen jedoch Transaktionsgebühren und Bruttobeträge verbucht werden.
Stripe Gebühren – Was kostet Stripe?
Stripe ist ein weltweit beliebter und führender Zahlungsdienstleister, der sich über verschiedene Gebühren finanziert:
- Für Käufer entstehen keine Gebühren.
- Dienstleister und Verkäufer zahlen keine Grundgebühren.
- Es entstehen prozentuale und fixe Gebühren pro Transaktion, die unterschiedlich ausfallen je nach gewählter Zahlart, Kreditkarte usw.
- Zusätzlich fallen Gebühren für Währungsumrechnung, Chargebacks und Refunds an.
- Weiterhin sind Wechselkursschwankungen zu beachten, davon können auch Käufer betroffen sein, da ein Wechselkurs vorgeschlagen wird.
- Mehr Informationen über die Gebührenstruktur gibt es hier
Stripe richtig buchen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Damit Sie Stripe-Geldtransfers buchhalterisch richtig buchen, sollten Sie das Stripe-Konto als separates Verrechnungskonto führen.
Gehen Sie wie folgt vor bei der Buchung von Stripe Transaktionen
- Stripe als Bankkonto in der Buchhaltungssoftware anlegen
- Hinweis: Mehr Infos zu Software wie Lexware oder Lexware Office finden Sie hier. Alternativ wäre beispielsweise auch Sevdesk empfehlenswert, Infos dazu gibt es hier.
- Die Kundenzahlung (Zahlungseingang) wird auf dem Stripe Konto mit dem Bruttobetrag als Einnahme verbucht.
- Damit wird die Ausgangsrechnung ausgeglichen, der Bruttobetrag wird gegen die Ausgangsrechnung gebucht.
- Stripe zieht die Transaktionsgebühren direkt vom eingenommenen Betrag ab
- Diese Gebühren müssen buchhalterisch jedoch als Betriebsausgabe auf einem gesonderten Aufwandskonto verbucht werden, beispielsweise auf dem Konto “Gebühren für Zahlungsverkehr“.
- Die Auszahlung, die Stripe (ohne Transaktionsgebühren) letztlich überweist, stellt dann buchhalterisch keine erneute Einnahme, sondern lediglich eine Umbuchung zwischen den Konten dar.
Dipl.-Kfm. Alexander Pyzalski
Steuerberater, Geschäftsführer
Expertentipp: Automatisierungen & Tools nutzen
Nutzen Sie nach Möglichkeit Erweiterungen und Tools, die die Buchhaltungsprogramme bereitstellen, um Stripe Transaktionen abzugleichen. Lexware bietet dies beispielsweise an. Weiterhin können Module von Stripe auf Wunsch individuell programmiert werden, um den Abgleich zu erleichtern und zu automatisieren. Stripe verfügt darüber hinaus über eine Schnittstelle zu DATEV, Transaktionsdaten können daher automatisch übernommen werden.
Als Steuerberatungsgesellschaft kennen wir uns sehr gut aus mit den verschiedenen Angeboten von Buchhaltungssoftware und mit der Datenübertragung an DATEV. Wir beraten unsere Mandanten dahingehend stets individuell, denn nicht jedes Programm ist für jedes Business oder für jede Unternehmensgröße geeignet.
Falls Sie mehr wissen möchten, vereinbaren Sie gerne einen Termin.
Welche Herausforderungen sind bei Stripe zu beachten?
Welche Fehlerquellen treten bei der Nutzung von Stripe häufig auf und wie kann man diese vermeiden? Zum besseren Verständnis der buchhalterischen Bearbeitung von Stripe-Transaktionen sind vor allem folgende Aspekte wichtig:
Payout von Stripe entspricht nicht dem Umsatz
Stripe zahlt an den Leistungserbringer (z. B. den Onlinehändler) den Zahlungseingang minus Transaktionsgebühren aus. Dies entspricht jedoch nicht dem Bruttoumsatz.
Zum Bruttoumsatz gehören:
- Verkäufe und steuerpflichtige Leistungen
- Umsatzsteuer
- Versandkosten (soweit sie Teil der steuerpflichtigen Leistung sind)
Diese Beträge müssen buchhalterisch jeweils einzeln erfasst werden, dies gilt auch für die Transaktionsgebühren, die Stripe direkt einbehält.
Transaktionsgebühren im Reverse-Charge-Verfahren
Der Firmensitz von Stripe ist in Irland und die Rechnungen für die Transaktionsgebühren werden in der Regel nach dem “Reverse-Charge-Verfahren” ausgestellt.
- Die Verantwortung für die Abführung der fälligen Umsatzsteuer liegt daher beim Händler.
- Die Abführung der Umsatzsteuer ist in diesem speziellen Fall auch für Kleinunternehmer Pflicht.
Als erfahrene Steuerberatungsgesellschaft für E-Commerce kennen wir uns mit den Themen Reverse-Charge-Verfahren und Umsatzsteuer sehr gut aus und beraten und unterstützen Sie gerne in allen Belangen, die mit Zahlungen und Umsatzsteuermeldungen einhergehen. Melden Sie sich gerne bei uns und erfahren Sie mehr!
Nettoumsatz entspricht nicht dem Stripe-Payout
Beim Nettoumsatz handelt es sich um den Umsatz ohne Mehrwertsteuer. Dieser lässt sich anhand der Zahlungen (Payout) von Stripe jedoch nicht ermitteln.
- Stripe zahlt lediglich den Zahlungseingang minus Gebühren aus.
- Die in der Zahlung enthaltene Mehrwertsteuer muss buchhalterisch gesondert gebucht werden.
Zeitpunkt der Umsatzrealisation
Buchhalterisch ist in der Regel der Zeitpunkt der Leistungserbringung relevant, nicht der Zeitpunkt des Zahlungseingangs.
- In der Buchhaltung müssen daher entsprechende Anpassungen vorgenommen werden.
- Dies gilt insbesondere bei Teilleistungen, Vorbestellungen und Anzahlungen.
Rücklastschriften und Refunds
Bei Rücklastschriften (Chargebacks) und Rückerstattungen (Refunds) kann es buchhalterisch schwierig werden, da es zum einen zu Verzögerungen kommt und zum anderen die für die Transaktion berechneten Gebühren nicht zurückerstattet werden. Mehr Infos dazu gibt es hier.
OSS-Verfahren abwickeln bei Stripe Transaktionen
Onlinehändler und Anbieter digitaler Leistungen, die grenzüberschreitend verkaufen, müssen bei der Kombination von Stripe und dem One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) vor allem folgendes beachten:
- Stripe wickelt zwar die Zahlungen ab, nimmt aber keine steuerlich korrekte Zuordnung nach Ländern oder Umsatzsteuersätzen vor.
- Die Transaktionsgebühren werden im Reverse-Charge-Verfahren in Rechnung gestellt. Dies bedeutet, dass die Dienstleister und Händler die dafür fällige Umsatzsteuer abführen müssen. Auch Kleinunternehmer müssen in diesem Fall Steuern abführen, obwohl sie ansonsten von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit sind.
GoBD Anforderungen bei Stripe
Bei der Nutzung von Stripe in Deutschland ist die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zwingend erforderlich.
- Da Stripe mit Hauptsitzen in den USA und Irland Transaktionsdaten nicht automatisch revisionssicher speichert, liegt die GoBD-Pflicht bei den deutschen Unternehmern.
- Alle Rechnungen von Stripe müssen daher GoBD konform (als PDF) archiviert
werden, das gilt auch für Stornobelege usw.
- Es gibt Buchhaltungssoftware, die diese Daten direkt aus Stripe importieren und revisionssicher ablegen kann.
- Da Stripe selbst keine GoBD-Zertifizierung für Deutschland anbietet, muss eine GoBD-konforme Schnittstelle oder eine Drittanbieter-App für den Export zu DATEV genutzt werden.
- Es muss zwingend eine Verfahrensdokumentation für automatisierte Prozesse erstellt werden, die den Ablauf des Datentransfers von der Stripe-API in die eigene Buchhaltung beschreibt.
- Bruttoerlöse und die Payouts von Stripe müssen buchhalterisch korrekt voneinander getrennt werden, die Transaktionsgebühren müssen korrekt erfasst werden.
- Beachten Sie als Unternehmer unbedingt die Regelungen zur E-Rechnungspflicht, auch dies muss GoBD-konform erfolgen.
Besprechen Sie als in Deutschland ansässiger Onlinehändler das Thema GoBD am besten frühzeitig mit Ihrem Steuerberater. Achten Sie darauf, dass Sie einen Steuerberater wählen, der sich im Bereich E-Commerce sehr gut auskennt und Sie bei den zahlreichen Herausforderungen in diesem Bereich kompetent unterstützen kann.
Insbesondere im E-Commerce sind weltweit anwendbare Zahlungsverfahren wichtig für den Erfolg des Geschäfts. Allerdings sind in Bezug auf Buchhaltung und Steuern einige Fallstricke zu beachten. Als erfahrene Steuerberatungsgesellschaft für E-Commerce kennen wir alle wichtigen Regelungen und die besten Software-Angebote und Tools, um buchhalterische Abstimmungen und eine korrekte Zuordnung auf die entsprechenden Konten zu erleichtern. Gerne beraten wir Sie individuell, wie Sie Ihre Prozesse optimieren können. Rufen Sie uns an und vereinbaren Sie einen Termin!
Buchung von Rückerstattungen bei Stripe
Rückerstattungen von über Stripe abgewickelten Transaktionen werden entweder direkt über das Stripe-Dashboard oder über die Stripe-API ausgelöst.
- Der Betrag wird sofort und automatisch von Stripe beim Leistungserbringer abgezogen und an den Kunden (Bank oder Kreditkarte) erstattet.
- Bei Stornierungen direkt nach dem Kauf wird die ursprüngliche Transaktion oft storniert, der Posten verschwindet dann aus der Liste.
- Falls der Kauf später storniert wird, wird eine Gutschrift erstellt.
- Jede Erstattung erhält eine sogenannte “Acquirer Reference Number (ARN)”, diese ist im Dashboard von Stripe ersichtlich und auch die Kunden können so den Bankweg nachverfolgen.
Hinweis: Die Bearbeitungszeit durch die Banken dauert in der Regel 5 – 10 Werktage, bei manchen Debit- und Kreditkarten kann es manchmal auch bis zu 14 Tage dauern. Refunds benötigen daher Zeit.
- In der Buchhaltung beim Verkäufer muss der erstattete Betrag als Minusbetrag auf das entsprechende Erlöskonto gebucht werden.
- Wichtig: Die ursprünglichen Transaktionsgebühren werden von Stripe nicht zurückerstattet bei Refunds! Diese Gebühren müssen als gesonderte Ausgaben (beispielsweise als Gebühren des Zahlungsverkehrs) erfasst werden.
Kontenabstimmungen von Stripe und weiteren Konten
Damit die Buchhaltung stimmt, müssen die Stripe Transaktionen abgeglichen werden:
- Verglichen werden die Stripe-Rohdaten (wie Gebühren, Gutschriften, Umsätze) mit den tatsächlichen Payouts.
- Da Rückerstattungen oft storniert werden oder Gebühren als Zwischengebühren oder Sammelgebühren dargestellt werden, ist eine Abstimmung oft aufwändig.
- Die Einrichtung eines Verrechnungskontos für Stripe kann helfen, den Überblick zu erleichtern. Das Verrechnungskonto wird im Idealfall auf 0 ausgeglichen sein.
- Schnittstellen (wie beispielsweise zu DATEV) oder speziell programmierbare Tools können die Stripe-API auslesen und fertige Buchungssätze über Transaktionsgebühren usw. an die Buchhaltung geben.
- Ohne Schnittstellen-Nutzung kann der Stripe-Report als CSV-Datei in die Buchhaltungssoftware importiert werden. Die Software kann die Zahlen anhand der Transaktions-ID (als Verwendungszweck im Kontoauszug) dann den entsprechenden Belegen zuordnen.
- Stripe bietet zudem eigene Lösungen an, um die Transaktionsaufzeichnungen mit den Auszahlungsdateien und den Kontoauszügen abzugleichen.
Eine regelmäßige Abstimmung aller Konten ist sinnvoll, um offene Posten und fehlerhafte Buchungen schnell zu identifizieren und zu korrigieren.
Fazit
Stripe ist ein ideales Zahlungssystem, um weltweit im E-Commerce zu expandieren und unkomplizierte Zahlungen für Kunden zu ermöglichen. Dies funktioniert unabhängig davon, welche Kreditkarten oder Zahlungsmethoden die Kunden nutzen. Allerdings bringt Stripe in Bezug auf eine ordnungsgemäße Buchhaltung in Deutschland einige Herausforderungen mit sich. Mit der richtigen Software und mit dem richtigen Steuerberater lässt sich dies alles jedoch bequem bewältigen. Als erfahrene Steuerberatungsgesellschaft für E-Commerce unterstützen wir Sie gerne beim Ausbau Ihres Unternehmens und bei der steuerrechtlich korrekten Abwicklung von Stripe-Zahlungen. Melden Sie sich gerne bei uns und erfahren Sie, was wir für Sie tun können. Vereinbaren Sie dazu gerne einen Termin für ein Kennenlerngespräch.
FAQ
Stripe hat in Europa einen Hauptsitz in Irland und stellt Rechnungen für Gebühren in der Regel im Reverse Charge Verfahren aus. Dies bedeutet, dass die Anbieter und Dienstleister, die Zahlungen per Stripe anbieten, selbst für die Abführung der Umsatzsteuer für die Gebühren verantwortlich sind und Stripe diese nicht in den einzelnen Ländern abführen muss.
Wenn Waren zurückgegeben werden, werden dem Kunden zwar alle erhobenen Beträge erstattet, der Verkäufer erhält jedoch nur das Payout zurück und nicht die bereits berechneten Transaktionsgebühren. Die Kosten für die Gebühren müssen buchhalterisch als Kosten in der Buchhaltung berücksichtigt werden.
Der große Vorteil von Stripe ist, dass die Kunden über kein eigenes Stripe-Konto verfügen müssen, um per Stripe bezahlen zu können. Sie können ihre Kreditkarte oder andere Zahlungsweisen nutzen. Stripe versteht sich als globaler Zahlungsdienstleister. Die Anbieter müssen allerdings über ein eigenes Konto verfügen, über das Transaktionen abgewickelt werden können.
