Pro Forma Rechnung – Alle wichtigen Hinweise

Versand von Waren ohne Handelswert (Geschenke, Ersatzteile, Garantie, Gewährleistung)

Der Versand von kostenlosen Geschenken, aber auch von kostenlosen Ersatzteilen aus Garantie–  oder Gewährleistungsansprüchen erfolgt zwar ohne Zahlungsintention, trotzdem muss ein Beleg über den eigentlichen Wert der Waren vorliegen. Dies ist auch und besonders beim Versand ins Ausland wichtig, da dort zoll- und steuerrechtliche Bedingungen erfüllt werden müssen. Daher bedient man sich in diesen Fällen einer rein formalen Rechnung. 

Verkauf von Waren, die nicht wiederverkauft werden

Ähnlich wie bei Waren, die als Muster oder Geschenke verschickt werden, müssen auch Waren mit einer Pro Forma Rechnung versehen sein, die keinen Handelswert haben und nicht zum Weiterverkauf gedacht sind. 

Grenzüberschreitende Warensendungen und Handelsgeschäfte

Insbesondere im E-Commerce ist das innergemeinschaftliche Verbringen, der Transport von Waren von einem EU-Mitgliedsstaat in einen anderen, ein wichtiger Faktor. Dies kommt zum Beispiel zum Tragen bei der Nutzung von Fulfillment Programmen, wie zum Beispiel Amazon PAN EU oder Fulfillment by Amazon. Jeder grenzüberschreitende Transport von einem Lager in ein anderes stellt eine innergemeinschaftliche Verbringung dar und kann steuerliche Auswirkungen mit sich bringen. Für jede Lieferung an B2B Kunden in einem anderen EU-Land muss eine Rechnung ausgestellt werden (gemäß § 14a Abs. 3 UStG). Hier kommt die Pro Forma Rechnung in Frage, die als Beleg für die Lieferung und für die Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen dienen kann. 

Handelsgeschäfte mit einem Nicht-EU-Land

Pro Forma Rechnungen werden sehr häufig im Rahmen von Handelsgeschäften mit Nicht-EU-Ländern genutzt. Sie dienen dann als Beleg für den Warenwert und für die Zollanmeldung, falls (noch) keine endgültige Rechnung vorliegt.

Geschäfte mit Drittländern

Für Handelsgeschäfte mit Drittländern außerhalb der EU, dazu zählen zum Beispiel auch Norwegen und die Schweiz sowie Länder in Übersee, müssen Belege über den Wert der Waren für die Zollanmeldung sowie eine Liste der Packstücke, die Beförderungspapiere und entweder eine Handelsrechnung oder eine Pro Forma Rechnung vorliegen. Falls für die Waren keine Zahlung vereinbart wird, bedient man sich stets der Pro Forma Rechnung.

Abwicklung von Vorauszahlungen

Falls Anzahlungen oder Vorauszahlungen erfolgen sollen, wird oft der Weg über eine Pro Forma Rechnung gewählt, die die rechtliche Grundlage (Auftragsbestätigung) darstellt und den Warenwert aufzeigt. 

Vorauskasse ohne vorliegende endgültige Rechnung 

Wenn noch keine offizielle endgültige Rechnung vorliegt und dennoch bereits Zahlungen erfolgen sollen, kann eine Pro Forma Rechnung als Beleg für die Buchhaltung gelten und die Kaufbestätigung darstellen.

Vorabkopie einer Rechnung

Manchmal werden Pro Forma Rechnungen auch als Weg gewählt, um eine Vorabkopie einer Rechnung zur Verfügung zu stellen, bevor diese offiziell erstellt und versendet wird. 

Eröffnung eines Akkreditivs

Falls Vorkasse vereinbart wurde, ist die Beantragung eines Akkreditivs üblich. Dazu stellt der Käufer den Akkreditivantrag und beauftragt somit seine Bank, in seinem Namen eine Zahlung an den Verkäufer zu leisten. Damit wird sichergestellt, dass erst bezahlt wird, wenn die Waren geliefert werden. Als Beleg über den Warenwert dient dann die Pro Forma Rechnung.

Kreditorische und debitorische Abgrenzung 

Eine Pro Forma Rechnung kann als Ersatz für eine fehlende Handelsrechnung eingesetzt werden, wenn zum Beispiel für den Jahresabschluss ein Beleg benötigt wird, um die korrekte Zuordnung zu einem buchhalterischen Zeitraum zu ermöglichen. Im entsprechenden Geschäftsjahr wird eine Buchung anhand dieser formalen Rechnung vorgenommen, damit die Gewinn-und-Verlust-Rechnung bzw. die Bilanz den Betrag ausweist. Sobald dann die Handelsrechnung eintrifft, wird die Pro Forma Rechnung storniert.

Nachweis von Spenden

Organisationen, die Spenden empfangen und in Deutschland vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt sind, dürfen eine Pro Forma Rechnung als Spendenquittung oder Zuwendungsbestätigung ausstellen.